In diesem Kapitel lesen Sie, wie Sie das Ausgabeformat und die Ausgabedatei auswählen.
Im zweiten Schritt der Konvertierung einer DATEV-Datei legen Sie die Ausgabedatei bzw. –datenbank fest. Dabei ist ebenfalls wieder der Typ der Datei bzw. Datenbank, der Datentyp und die Datei festzulegen.
Als Typ stehen auch hier wieder verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
Der Typ DATEV-Datei ist bereits in Kapitel 1 bei der Auswahl der Eingabedatei/-datenbank erklärt. In diesem Schritt wird nicht aus einer DATEV-Datei gelesen, sondern eine DATEV-Datei geschrieben. Während bei der DATEV-Eingabedatei nur die Datendatei eingelesen wird, werden hier sowohl die Vorlaufdatei als auch die Datendatei erzeugt. Angeben müssen Sie aber nur die Datendatei mit dem in Kapitel 1 vorgestellten Dateinamen (DE001 für OBE oder ED00001 für KNE).
Hinweis: Möchten Sie mehrere Datendateien anlegen, müssen Sie dazu verschiedene Ordner anlegen.
Wählen Sie DATEV-Datei als Ausgabedatei, erscheint beim Start der Konvertierung ein Dialogfenster, in dem Sie noch verschiedene Angaben eintragen müssen:
Beraternummer |
hier tragen Sie die Nummer des Steuerberaters bei DATEV ein; es sind max. 7 Stellen möglich |
Beratername |
hier tragen Sie den Namen des Steuerberaters ein; es sind max. 10 Stellen möglich |
Mandantennummer |
hier tragen Sie die Nummer ein, unter der Sie beim Steuerberater und bei DATEV geführt sind, es sind max. 5 Stellen möglich |
Passwort |
es ist nicht sinnvoll ein Passwort einzutragen, da es bei DATEV nicht verschlüsselt gespeichert wird |
DFV-Kennzeichen |
hier tragen Sie ein zweistelliges Kürzel ein; sie können z. B. Ihre Initialen verwenden |
Datenträgernummer |
hier tragen Sie die fortlaufende Nummer der Exporte ein; es sind max. 3 Stellen möglich |
Abrechnungsnummer |
hier tragen Sie die fortlaufende DATEV-Abrechnungs-Nr. ein, es sind max. 4 bzw. bei Stammdaten 6 Stellen (nnnnJJ = mit Jahr) möglich |
Kontonr-Erweiterung |
bei Kontonummererweiterung (DATEV-Format KNE) muss das Häkchen im Optionsfeld ja vorhanden sein, beim Format OBE ist das Feld leer |
Kontonummernlänge |
die Kontonummernlänge für Soll- und Haben Konten |
Buchungen |
hier geben Sie den Zeitraum der Buchungen an; beachten Sie, dass es sich nur um Zeiträume innerhalb eines Jahres handeln kann |
Ganz neu wurde jetzt das Format DATEVpro entwickelt. Dieses basiert auf CSV-Dateien mit einem speziellen Header. Der Dateiname lautet hier immer EXTF_*.CSV.
Das neue DATEVpro-Format löst die alten DATEV-Formate (OBE/KNE) komplett ab.
DaWan kann die Version V3.0 und die neue Version V5.1 mit Festschreibekennzeichen (Buchungslisten) erzeugen.
Zusätzliche Angaben für DatevPro:
DatevPro Version: |
V3.0, V5.1 |
Beginn des Wirtschaftsjahres: |
'TT.MM.JJJJ' |
Festschreibung: |
1=ja, 0=nein (Keine Festschreibung ist nur bei DatevPro-Version V5.1 möglich.) |
Die Angaben, die Sie in diesem Fenster machen, werden automatisch in der Datei angaben_datev.txt gespeichert.
Ein weiterer Typ für die Ausgabe ist Datenbank. Sie können, wie im ersten Kapitel beschrieben, nicht nur Daten aus einer Datenbank auslesen, sondern auch DATEV-Daten in eine Datenbank schreiben.
Über den Button 
kann auch hier wieder ein Auswahlfenster erzeugt werden, in dem verschiedene Einstellungen gemacht werden können.
Als Datenbanktyp können Sie auch hier wieder wählen zwischen Access2007, Access2000, Access97, Excel, SQL-Server, MySQL und Oracle. Daneben können Sie auch andere Datenbanken anlegen, indem Sie eine eigene Initialisierung vornehmen.
| Hinweis: | Nur bei Access 2000/XP und Access 97 können ganz neue Datenbanken automatisch erstellt werden. Bei den anderen Datenbanken muss die Datenbank (nur die Datenbank, nicht die Tabellen und Spalten) schon existieren. |
Je nach Datenbank, die sie aus der Auswahlliste auswählen, ändert sich der Initialisierungsstring (OLE DB Initialisierung) in dem Feld (Init.:). Sie können diese Initialisierung z. B. für spezielle Datenbanken oder für die Angabe von Benutzerkennwörter ändern.
| Hinweis: | Der Initialisierungsstring wird nach dem Export wieder auf den Standardwert zurückgesetzt, so dass beim nächsten Export die Standardeinstellung wieder angezeigt wird. Lediglich bei der eigenen Initialisierung bleibt der String erhalten und wird beim erneuten Export wieder so angezeigt. |
Neben der Angabe des Datenbanktyps können Sie unter Tabellenname: einen von Ihnen gewünschten Tabellennamen (Standardnamen: Buchungsdaten bzw. Stammdaten) eintragen und die Spaltennamen können Sie ebenfalls frei vergeben (Neuer Spaltenname:). Auch in diesem Auswahlfenster ist der Eintrag in der Spaltenliste wieder so aufgebaut, dass Sie zuerst den Spaltennamen sehen, der von DaWan intern vergeben wird und dem dann der Spaltenname folgt, den die Spalte in der Datenbank bekommt (
). Um den vorgeschlagenen Spaltennamen in der Datenbank zu ändern, klicken Sie zuerst den entsprechenden Eintrag an und geben dann in dem Feld den neuen Spaltennamen ein. Beachten Sie dabei die Richtlinien der jeweiligen Datenbank zur Vergabe des Tabellennamens (z. B. unerlaubte Zeichen).
Welche Spalten in der Tabelle aufgenommen werden, können Sie hier steuern, indem Sie in den Selektionsfeldern die Häkchen entfernen (Spalte wird dann nicht eingelesen) bzw. setzen (Spalte wird eingelesen).
Das Optionsfeld Bestehende Tabelle vorher löschen, ist dann wichtig, wenn eine Tabelle mit dem gleichen Namen schon in der Datenbank existiert. Ist dies der Fall und das Optionsfeld ist nicht ausgewählt (= kein Häkchen im Feld), werden die neuen Daten an die bestehende Tabelle angehängt. Existiert die Tabelle und das Optionsfeld ist ausgewählt (= Häkchen im Feld), wird die komplette Tabelle mit allen existierenden Spalten erst gelöscht, bevor sie wieder neu angelegt wird. Wenn die Tabelle noch nicht existiert und die Option wird dennoch ausgewählt, wird die Tabelle neu angelegt.
Mit EXPORT sichern Sie Ihre Datenbank-Einstellungen, die dann beim Starten der Konvertierung zum Tragen kommen.
Die Einstellungen der Auswahlfensters werden gespeichert in der Datei mdb.ini.
Wenn Sie die Konvertierung in eine Excel/CSV-Datei durchführen möchten, können Sie in einem weiteren Dialogfenster über den Button "Einstellungen" zusätzliche Angaben zum Format der Datei machen.
Bei dem Daten-Trennzeichen können Sie zwischen den drei angebotenen Möglichkeiten (Strichpunkt, Komma und Tabulator) wählen. Es empfiehlt sich allerdings für die deutsche Version von Excel den Strichpunkt, für die englische Version das Komma zu verwenden, da Sie damit am wenigsten Probleme bei Excel haben werden.
Wenn Sie alle Ihre Einstellungen für die Datenbank und für die TXT/Excel-Datei vorgenommen haben, geben Sie mit der Schaltfläche Dateiauswahl in dem darauf erscheinenden Dialogfenster den Pfad und den Namen der Ausgabedatei an. Sie können den Pfad der Datei und den Dateinamen aber auch direkt unter Datei: eingeben.